Det är ett stort projekt att planera en konferens. Med mat, underhållning, föreläsare och aktiviteter kan det bli mycket att hålla reda på. Varför inte ta hjälp av ett proffs? Listan av så kallade eventplanerare och professionell konferens-service är lång. Ett eventföretag erbjuder duktiga och erfarna planerare för en lyckad konferens. Vilket företag du bestämmer dig för i slutändan är en smaksak, men se till att få referenser och hör dig för med din egen personal, de kanske kan rekommendera någon från sina tidigare erfarenheter av företagsevenemang som var lyckade.
Professionell hjälp med planering
Om du vänder dig till en professionell konferensplanerare får du hjälp med allt du behöver. De tar hand om allt som till exempel:
- Projektledning – planering, möten, logistik och beställningar.
- Deltagaradministration- anmälningssidor och namnskyltar.
- Ekonomiadministration – kostnadskalkyl, betalningar, påminnelser, fakturor.
- Lokaler- bokning, teknik, dekorationer och mycket, mycket mer.
Det kan vara värt den extra slanten om du inte känner dig riktigt ambitiös och tar på dig hela arrangemanget själv. För information om konferensbokning och upplägg för aktiviteter är konferensplanering.nu en bra webbresurs att rådfråga.
Föreläsare
Föreläsare finns i alla möjliga ämnen men en bra föreläsare eller en bra talare vet hur man motiverar och inspirerar ofta med hjälp av humor och en informell attityd. De har en förmåga att få lyssnarna att tänka ”outside the box” och öppna ögonen. Att hitta den rätte föreläsaren som matchar företagets behov är inte alltid lätt och därför är det ingen dum idé att vända sig till en byrå som kan hjälpa till. De har ofta stora utbud av talare, föreläsare, moderatorer och underhållare med korta eller långa kurser och de hjälper dig med ett skräddarsytt program som passar just din grupp och ditt företag.
SPA och njutning
Bland de aktiviteter och konferensformer som finns att välja bland är SPA en trend som kommit för att stanna. Friskvård och hälsorelaterade aktiviteter är dessutom ett sätt att ta hand om företaget överlag. Då stress är en folksjukdom och någonting man kämpar för att undvika trots höga krav, är SPA en möjlig väg för minimering av stressproblem. Massage, avkoppling och stillhet kan för många innebära en viktig tid av rekreation som förbättrar alla uppdrag och aktiviteter som följer. Det finns gott om möjligheter att boka SPA i Stockholm och för den som vill ha en hälsotillvänd konferens finns hela anläggningar med detta som huvudinriktning. Blue Hotel på Lidingö hör till de mest kända konferensanläggningarna med fokus på SPA. Byggnaden är utformad för att inspirera och bidra till kreativitet vilket också gynnar era möten och konferenser.
Mat och underhållning
I dagens läge går det att hyra allt. Precis som professionella planerare och föreläsare kan du också hyra in en cateringfirma för mat och underhållning, om det inte är inkluderat i lokalens eget utbud förstås. Bakgrundsmusik plus en drink när gästerna anländer, middagsunderhåll med ett jazzband eller en konsert på slutet av dagen, du väljer. Maten under en konferens ses som en självklarhet och underhållning ett rent plus, men dessa två går hand i hand och är viktigare än vad man kan tro. De är därför värda att spendera lite extra på för att hålla gästerna uppfriskade och belåtna. Det brukar vara högst uppskattat av de inbjudna.